1. บทนำ

แนวปฏิบัตินี้ออกเพื่อการการเก็บรักษา บริหารจัดการ และใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนบริการ cloud ที่มหาวิทยาลัยจัดหา ได้แก่ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 for Education ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น บังคับใช้กับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งาน Google Workspace และ Microsoft 365 for Education ของมหาวิทยาลัยขอนแก่นทั้งหมด 

2. พื้นที่จัดเก็บข้อมูล

มหาวิทยาลัยขอนแก่นมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนบริการ cloud ดังนี้

• Google Workspace for Education สำหรับ domain kku.ac.th ประมาณ 400 TB และสำหรับ domain kkumail.com ประมาณ 1,500 TB (1.5 PB) ผู้ใช้งานทุกคนใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันในการเก็บข้อมูล Google Drive, Gmail, Google Photos, Shared Drive และบริการอื่น ๆ ของ Google Workspace
• Microsoft 365 for Education สำหรับ domain kku.ac.th ประมาณ 150 TB และสำหรับ domain kkumail.com ประมาณ 2,100 TB (2.1 PB) ผู้ใช้งานทุกคนใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันในการเก็บข้อมูล OneDrive, Outlook, Teams และบริการอื่น ๆ ของ Microsoft 365

3. หน้าที่ของผู้ใช้

• รับผิดชอบในการบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่ให้เกินโควต้าที่ได้รับ

• ตรวจสอบและลบไฟล์ อีเมล ที่ไม่จำเป็นต้องเก็บ หรือผิดเงื่อนไขการจัดเก็บข้อมูล เช่น ข้อมูลที่อาจละเมิดลิขสิทธิ์
• บริหารจัดการ Shared Drive เพื่อไม่ให้มีการใช้งานเกินจำเป็น โดยเฉพาะการใช้งานกับผู้ใช้ภายนอกองค์กร

4. การบริหารจัดการและการดูแล

ฝ่ายดิจิทัลและสำนักเทคโนโลยีดิจิทัลมีหน้าที่บริหารจัดการพื้นที่ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 for Education ของมหาวิทยาลัยให้มีเพียงพอในการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย

• ตรวจสอบการใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและตรวจหาสาเหตุที่อาจจะทำให้เกิดปัญหาในการทำงาน
• กำหนดโควต้าในการจำกัดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลของผู้ใช้งาน
• กำหนดนโยบายในการเก็บรักษาข้อมูล
• ระงับและลบบัญชีผู้ใช้ที่เปลี่ยนสถานภาพการปฏิบัติงาน

• บุคลากรที่พ้นสภาพการปฏิบัติงาน 60 วัน จะถูกระงับการใช้งาน
• บัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีการติดต่อเป็นระยะเวลานาน เกิน 1 ปี จะถูกระงับการใช้งาน
• บัญชีที่ถูกระงับการใช้งานเกิน 30 วัน จะถูกลบออกจาก Google Workspace และ Microsoft 365 ของมหาวิทยาลัย
• ลบ Shared drives ที่ไม่มีสมาชิก

• ให้คำแนะนำ จัดอบรม แนวปฏิบัติที่ดีให้ให้กับผู้ใช้งาน

5. ผลของการละเมิดการใช้งาน

เนื่องจากพื้นที่การจัดเก็บมีจำกัดและอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการใช้งานของ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 for Education มหาวิทยาลัยจึงจำเป็นต้องบริหารจัดการให้การใช้งานพื้นที่อยู่ภายใต้โควต้าที่มหาวิทยาลัยได้รับอนุญาตให้ใช้งาน หากผู้ใช้งานใช้พื้นที่เกินโควต้าที่กำหนดหรือละเลยต่อหน้าที่ มหาวิทยาลัยจะพิจารณาลบบัญชีผู้ใช้ซึ่งจะทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บภายใต้บัญชีผู้ใช้นั้นสูญหายเป็นการถาวร

6. การทบทวนและปรับปรุงแนวปฏิบัติ

แนวปฏิบัตินี้จะได้รับการทบทวนและปรับปรุงให้เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งานของมหาวิทยาลัย การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี และคุณสมบัติของ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 for Education

7. ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google Workspace

ผู้ใช้งานสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวปฏิบัติต่าง ๆ และการจัดเก็บข้อมูลของ Google Workspace ได้ที่

• Google Workspace for Education Storage FAQ: https://support.google.com/a/answer/10403871
• Google Workspace Security and Privacy: https://support.google.com/a/answer/60762

8. ช่องทางการติดต่อ

หากมีข้อกังวลหรือข้อแนะนำในการปรับปรุงแนวปฏิบัตินี้ กรุณาติดต่อ ฝ่ายดิจิทัล (digital@kku.ac.th) หรือ สำนักเทคโนโลยีดิจิทัล (digital.inbox@kku.ac.th) มหาวิทยาลัยขอนแก่น

ประวัติการปรับปรุงเอกสาร

21 กุมภาพันธ์ 2567

• เพิ่มเติมแนวปฏิบัติสำหรับ Microsoft 365 for Education
• ปรับปรุงแนวปฏิบัติเป็น Cloud Storage Practice

9 กุมภาพันธ์ 2567

• แนวปฏิบัติเบื้องต้นเพื่อรองรับการจำกัดพื้นที่ตามนโยบาย Google Workspace for Education Storage ของ Google